Het nabellen van klanten over een openstaande factuur: voor veel ondernemers is het een van de minst favoriete taken. Toch is het essentieel om deze gesprekken niet vooruit te schuiven. Hoe langer u wacht, hoe groter het risico dat een vordering onbetaald blijft. Bij Reijck Credit Service weten we dat een proactieve aanpak het verschil maakt tussen een openstaande post en een bijgeschreven bedrag.

Ziet u ertegen op om de telefoon te pakken? Met deze 6 tips van onze incassospecialisten voert u voortaan met meer zelfvertrouwen en succes een debiteurengesprek.

Tip 1: Een ijzersterke voorbereiding

Een goed gesprek begint voordat u het nummer intoetst. Zorg dat u alle feiten bij de hand heeft, zodat u niet verrast kunt worden.

• Wie is uw contactpersoon en wat is de historie van deze klant?
• Wat is het exacte openstaande bedrag (inclusief eventuele rente of kosten)?
• Op welke datum had de betaling uiterlijk binnen moeten zijn?
• Welke diensten of goederen zijn exact geleverd?
• Zijn er eventuele eerdere afspraken of klachten vastgelegd?

Tip 2: Wees voorbereid op smoesjes (en weet hoe u reageert)

Bij Reijck Credit Service horen we dagelijks de meest uiteenlopende redenen waarom er nog niet is betaald. Hoewel veel klanten oprechte redenen kunnen hebben, worden er ook vaak ‘standaard’ smoesjes gebruikt om tijd te rekken.

• “De factuur is nooit aangekomen.” (Bied aan deze direct per mail te sturen en blijf aan de lijn tot de ontvangst bevestigd is).
• “De verantwoordelijke is met vakantie.” (Vraag wie de lopende zaken waarneemt of wanneer de betaling is ingepland).
• “We wachten zelf nog op een betaling.” (Begrijpelijk, maar geen geldige reden om uw betalingstermijn te negeren).

Door vooraf te bedenken hoe u op deze reacties reageert, behoudt u de regie in het gesprek.

Tip 3: Leg alle afspraken direct vast

Een mondelinge toezegging is een mooi begin, maar schriftelijke bewijslast is goud waard. Maak direct na het gesprek een korte samenvatting van de gemaakte afspraken en stuur deze per e-mail naar uw klant. Vraag om een korte bevestiging. Mocht de betaling alsnog uitblijven, dan heeft u bij een eventueel later incassotraject een sterk dossier.

Tip 4: Blijf altijd de professionele partner

Het is logisch dat een niet-betalende klant irritatie opwekt, zeker als het uw cashflow beïnvloedt. Toch is een vriendelijke, zakelijke toon de sleutel tot succes. Emoties kunnen de relatie beschadigen en het proces vertragen. Blijf rustig, ook als de debiteur defensief of onvriendelijk reageert. Professionaliteit dwingt respect af en leidt sneller tot een oplossing.

Tip 5: Stel open vragen voor meer inzicht

Probeer niet alleen te zenden, maar ook te luisteren. Door vragen te stellen die beginnen met ‘Hoe’, ‘Wat’ of ‘Waarom’, komt u achter de werkelijke oorzaak van de betalingsachterstand.

• “Wat is de reden dat de factuur nog niet is voldaan?”
• “Wanneer kunnen wij de betaling op onze rekening verwachten?”
• “Hoe gaan we dit samen oplossen?” Deze informatie is cruciaal om te bepalen of het gaat om een tijdelijk liquiditeitsprobleem of onwil.

Tip 6: Maak concrete, SMART afspraken

Beëindig het gesprek nooit met een vaag “ik kijk ernaar”. Het doel van het telefoontje is een harde betaalafspraak.

• Spreek een exacte datum af waarop het geld op uw rekening staat.
• Maak eventueel een afspraak over een betalingsregeling als het volledige bedrag direct niet haalbaar is.
• Bevestig: “Ik noteer dat u het volledige bedrag van €… uiterlijk aanstaande donderdag overmaakt.”

Blijft de betaling alsnog uit?

Heeft u alles geprobeerd, maar blijft de factuur ondanks uw inspanningen openstaan? Laat het dan niet verder oplopen. Bij Reijck Credit Service nemen wij het stokje graag van u over. Onze specialisten weten precies hoe zij de druk kunnen opvoeren met behoud van de klantrelatie, zodat u krijgt waar u recht op heeft.