• darkblurbg
  • darkblurbg
  • darkblurbg
  • darkblurbg

KLACHTENREGELING Reijck B.V. 


1 begripsbepalingen


In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:


- klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de
opdrachtgever jegens  Reijck B.V. of de onder diens verantwoordelijkheid
werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een
overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte
van de declaratie.
- klager: de opdrachtgever of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar
maakt;
- klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de
klacht;


2 toepassingsbereik


2.1 Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst
van opdracht tussen Reijck B.V. en de
opdrachtgever.
2.2 Reijck B.V. draagt zorg voor klachtafhandeling
conform de kantoorklachten-regeling.


3 doelstellingen


Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:


a. het vastleggen van een procedure om klachten van opdrachtgevers binnen
een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
b. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van
opdrachtgever vast te stellen;                                                                                                                                                                                                                                        c. behoud en verbetering van bestaande
relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
d. medewerkers te trainen in cliëntgericht reageren op klachten;
e. verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van
klachtbehandeling en klachtanalyse.


4 informatie bij aanvang dienstverlening


4.1 Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt. Reijck B.V. wijst
de opdrachtgever voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop
dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van
toepassing is op de dienstverlening.
4.2 Reijck B.V.  heeft in de algemene voorwaarden opgenomen bij welke
onafhankelijke partij of instantie een klacht die na behandeling niet is
opgelost kan worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak
en heeft dit bij de opdrachtbevestiging kenbaar gemaakt.
4.3 Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die
na behandeling niet zijn opgelost worden voorgelegd aan de daartoe
bevoegde civiele rechter. In geval de opdrachtgever een rechtspersoon is en
het rechtsbelang valt buiten de competentie van de kantonrechter, is de
rechtbank Arnhem exclusief bevoegd om kennis te nemen van het
geschil, onverminderd het recht van hoger beroep en cassatie.
5 interne klachtprocedure
5.1 Indien een opdrachtgever het kantoor benadert met een klacht, dan
wordt de klacht doorgeleid naar de heer mr. Patrick Jongeling (advocaat bij
Jongeling advocatuur. ), die daarmee optreedt als
klachtenfunctionaris.
5.2 De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van
het indienen van de klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd
in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.
5.3 Degene over wie is geklaagd tracht samen met de opdrachtgever tot een
oplossing te komen al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
5.4 De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen zes weken na
ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de
klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn
waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
5.5 De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd
schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht,
al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
5.6 Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de
klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel over de
gegrondheid van de klacht.


6 geheimhouding en kosteloze klacht-behandeling
6.1 De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd, nemen bij de
klachtbehandeling geheimhouding in acht.
6.2 De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de
behandeling van de klacht.


7 verantwoordelijkheden
7.1 De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling
van de klacht.
7.2 Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte
over eventueel contact en een mogelijke oplossing.
7.3 De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de
afhandeling van de klacht.
7.4 De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.
8 klachtregistratie
8.1 De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het
klachtonderwerp.
8.2 Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.
8.3 De klachtenfunctionaris brengt periodiek verslag uit over de afhandeling
van de klachten en doet aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten,
alsmede ter verbetering van procedures.
8.4 Minimaal eenmaal per jaar wordt de verslagen                                                                                                                                                                                                            en de aanbevelingen op het kantoor besproken en ter besluitvorming voorgelegd.