5 tips voor maatschappelijk verantwoord incasseren

Maatschappelijk verantwoord incasseren wordt door steeds meer bedrijven gehanteerd. Dit is vooral heel fijn voor mensen die facturen aan het bedrijf tijdelijk echt niet kunnen betalen. Anderzijds is het ook goed voor het bedrijf zelf, want het verhoogt de kans dat een factuur uiteindelijk toch volledig wordt voldaan. Bij een maatschappelijk verantwoorde incasso wordt er vooral door het bedrijf meegedacht met de klant die niet kan betalen. Het draait om oplossingen in plaats van om problemen. REIJCK Incasso geeft u 5 handige tips om met maatschappelijk verantwoord incasseren aan de slag te gaan.

1. Maak uw communicatie begrijpelijk

Begrijpelijke communicatie is heel belangrijk, maar er wordt nog te weinig aandacht aan besteed. Vanuit een sterk debiteurenbeleid worden er standaard herinneringen en aanmaningen verstuurd. Deze brieven zijn vaak jaren geleden opgesteld en daarna nooit meer herzien. In de meeste gevallen betekent dit dat de brieven vooral vol vakjargon staan, en moeilijke woorden die de brieven totaal onbegrijpelijk maken voor veel mensen. Ga eens met uw communicatie aan de slag en maak de herinnering- en aanmaningsbrieven voor iedereen goed begrijpelijk.

2. Accepteer dat snel niet altijd mogelijk is

U wilt uw facturen snel betaald krijgen. Dit spreekt voor zich. In veel gevallen zal dit ook mogelijk zijn, maar er zijn uitzonderingen. Zeker in deze tijd, waarin erg veel mensen financieel getroffen worden door de coronacrisis, komt het vaker voor dat facturen niet snel betaald worden. U kunt dan kiezen voor een focus op sociaal of financieel rendement. Sociaal rendement past het best bij maatschappelijk verantwoord incasseren. U denkt mee met de klant en accepteert dat een snelle betaling niet altijd mogelijk is. Spreek een betalingsregeling af en bevestig de betaaltermijnen aan de klant. Dit verhoogt de kans dat u uiteindelijk toch het volledige bedrag van de klant betaald krijgt. Blijft u de klant pushen om het hele bedrag op een zeer korte termijn te betalen? Dan verhoogt dit het risico dat u niet het volledige bedrag ontvangt.

3. Maak betaaldata persoonlijk voor elke klant

Betalen uw klanten op vaste momenten door middel van een automatische incasso aan uw bedrijf? Dan kan het uiteraard ook voorkomen dat u de betalingen toch niet ontvangt. Een klant kan de incasso tijdelijk blokkeren of het geïncasseerde bedrag terugvorderen. Vaak geeft dit aan dat de klant op dat moment niet in staat is om de factuur te voldoen. Vanuit maatschappelijk verantwoord incasseren kunt u eens contact opnemen met de klant om te vragen wat een beter moment van incasseren zou zijn. Incasseert u op de 18e van elke maand en wordt het salaris maandelijks op de 20e ontvangen door de klant? Dan kan het al een verschil maken om de incassodatum een paar dagen op te schuiven. Wanneer u incasseert op de 21e, dan is de kans groter dat u het bedrag gewoon ontvangt. Pas uw incassodata aan op de klant.

4. Maatschappelijk verantwoord incasseren is persoonlijk

Het spreekt voor zich dat u een herinnering verstuurt wanneer een klant niet binnen de gestelde termijn betaald heeft. Deze herinnering is vaak standaard en dat is prima, zolang deze uiteraard begrijpelijk is voor elke klant. Wordt de factuur wederom niet betaald? Maak het dan persoonlijk en waag er eens een telefoontje aan. Luister naar uw klant en denk mee over de oplossing. Persoonlijk contact kan voor de klant het verschil maken tussen het wel of niet betalen van de factuur. Persoonlijk contact biedt altijd betere kansen dan het eindeloos versturen van onpersoonlijke herinneringen en aanmaningen.

5. Zorg voor een realistische betalingsregeling

Een betalingsregeling kan de enige optie zijn om een factuur volledig betaald te krijgen zonder het inschakelen van een incassobureau. Moet een klant u € 1.000,- betalen? Dan is het voor u aantrekkelijker als de klant 10x € 100,- betaalt dan wanneer deze 20x € 50,- betaalt. De vraag is vooral of dit wel haalbaar is voor de klant. Bedenk u dat een klant snel akkoord zal gaan met een door u voorgestelde betalingsregeling. Een betalingsregeling geeft namelijk ‘instant relief’. De klant heeft even wat rust en hoeft zich pas bij de eerste betaaltermijn weer zorgen gaan maken. Vraag de klant duidelijk of deze écht in staat is om zich aan de betalingsregeling te houden. Dit voorkomt dat de klant een betalingsregeling aan gaat waar de klant zich ook niet aan kan houden.

Soms is een incassobureau inschakelen de beste optie

Facturen worden om meerdere redenen niet betaald. Het komt veel voor dat mensen de rekening gewoon echt niet kunnen betalen, maar we kennen ook de echte wanbetalers die gewoon niet willen betalen. Vaak is het voor deze laatste groep de beste optie om een incassobureau in te schakelen. Dit voorkomt dat u veel tijd en energie steekt in het incasseren van een factuur zonder resultaat. Maatschappelijk verantwoord incasseren is vaak succesvol, maar helaas niet altijd. Wilt u een incassobureau inschakelen? Dan staat REIJCK Incasso voor u klaar. Neem gerust eens contact met ons op voor meer informatie of een persoonlijk advies.